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Antragsverfahren Nachbeurkundung Geburt und Eheschließung und Abgabe einer Namenserklärung

Artikel

Hier informieren wir Sie über die notwendigen Schritte zur Nachbeurkundung einer in Dänemark erfolgten Geburt oder Eheschließung in Deutschland bzw. zur Durchführung einer Namensänderung für den deutschen Rechtsbereich.

Schritt 1: Antrags-/Erklärungsformular ausfüllen

Bitte füllen Sie das Antrags-/Erklärungsformular möglichst am Computer aus.

Schritt 2: Benötigte Unterlagen zusammenstellen

Welche Unterlagen muss ich vorab an die Botschaft schicken und später im Original vorlegen?

  • Antrags-/Erklärungsformular (s.o.)
  • Geburtsurkunden aller Beteiligter
    • bei Geburt in Deutschland: deutsche Geburtsurkunde
    • oder bei Geburt in Dänemark „Personattest“ (Auszug aus dem Personenstandsregister) mit deutscher Übersetzungshilfe nach EU-Verordnung 2016/1191, sog. „sprogbilag“
      Ein „Personattest“ muss im Original vorgelegt werden - es muss daher die Zusendung oder persönliche Abholung beim Kirchenbüro (kirkekontor) beantragt werden. Das sprogbilag muss gesondert beim Kirkekontor beantragt werden. Es wird nicht automatisch mit jedem personattest mitgeliefert.
    • oder Geburtsurkunde des Geburtslandes bei Geburt außerhalb Deutschlands oder Dänemarks mit Übersetzung
      Ob für die Geburtsurkunde Besonderheiten zu beachten sind, lesen Sie bitte auf der Webseite der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung nach. Evtl. ist eine Apostille oder Legalisation als Echtheitsnachweis der Urkunde erforderlich.
  • Heiratsurkunde bei Ehepartnern bzw. verheirateten Eltern ggf. mit Übersetzung ins Deutsche 
  • ggf. Nachweis einer wirksamen Vaterschaftsanerkennung; bei in Dänemark erfolgter Vaterschaftsanerkennung: „Bekræftelse af afgivet omsorgs- og ansvarserklæring/Confirmation of statement of Care and Responsibility“. Die Bescheinigung ist nicht identisch mit dem Ausdruck nach Durchführung der elektronischen Vaterschaftsanerkennung und ist erhältlich in Ihrem Kirkekontor.
  • Bei Nachbeurkundung der Geburt: bei Angabe der Geburtsuhrzeit: Nachweis über den Geburtszeitpunkt („vuggekort: Tillykke det er en pige/dreng“ oder „fødselsjournal“, erhältlich über die nemID der Mutter auf sundhed.dk)
  • ggf. Nachweise zu allen früheren Ehen/eingetragenen Lebenspartnerschaften und deren Auflösung
    Weiterer Hinweis: Im Falle einer Ehescheidung außerhalb Deutschlands kann das Standesamt im Zuge der Bearbeitung die Anerkennung der ausländischen Scheidung in Deutschland verlangen. Mehr Informationen zur Anerkennung einer Scheidung finden Sie hier.
  • gültige Reisepässe/Personalausweise aller Beteiligter
  • aktueller Auszug aus dem dänischen Melderegister („Bopælsattest“) auf Deutsch mit Angaben zur Staatsangehörigkeit und Namensführung des deutschen Ehepartners/Elternteils. Ggf. zusätzlich auch des anderen Ehepartners/Elternteils, wenn eine Namensänderung in Dänemark erfolgt ist.
    Das Attest kann beim dänischen Borgerservice oder über borger.dk bestellt werden. 
  • Abmeldebescheinigung aus Deutschland oder eine aktuelle Meldebescheinigung vom deutschen Wohnsitz, der Personen, die schon einmal in Deutschland gemeldet waren
  • ggf. deutsche Einbürgerungsurkunden oder Staatsangehörigkeitsausweise

Bei dieser Aufstellung handelt es sich um Dokumente, die im Regelfall vorgelegt werden müssen. Die Botschaft behält sich vor, ggf. weiter Dokumente nachzufordern. Auch das für die abschließende Bearbeitung in Deutschland zuständige Standesamt kann noch weitere Dokumente fordern.

Grundsätzlich ja. Einige Standesämter machen Ausnahmen für englischsprachige Formulare ohne längere Fließtexte.

Dänische Urkunden sind in der Regel in einer dänisch-englischen Fassung erhältlich. Die Heiratsurkunde wird bei standesamtlicher Eheschließung auch in einer fünfsprachigen Version (inkl. Deutsch) ausgestellt. Seit der Einführung der EU-Verordnung 2016/1191 (EU-Apostille-Verordnung) im Februar 2019 gibt es innerhalb der EU auch standardisierte Übersetzungshilfen für Personenstandsurkunden (z.B. für das personattest). Auf Dänisch nennt sich die Übersetzungshilfe sprogbilag  bzw. oversættelseshjælp und ist ein mehrseitiges Dokument, das vom Kirkekontor in einer dänisch-deutschen Version ausgestellt werden kann. Bitte beachten Sie, dass Sie die Übersetzungshilfe im Kirchenbüro zusammen mit der Urkunde explizit beantragen müssen.

Die Botschaft empfiehlt grundsätzlich, dass Sie für das Verfahren eine Übersetzungshilfe von dänischen Urkunden mit vorlegen. Alternativ können Sie sich aber auch beim für Ihren Fall zuständigen deutschen Standesamt erkundigen, ob dort englische Sprachfassungen ausreichen.

Für Urkunden, die von einem EU-Mitgliedsstaat wie z.B. Dänemark ausgestellte wurden, wird aufgrund der EU-Verordnung 2016/1191 (EU-Apostille-Verordnung) seit Februar 2019 keine Apostille oder Legalisation mehr benötigt. Für Urkunden aus anderen Ländern beachten Sie, dass es dem zuständigen Standesbeamten obliegt, über die Form der vorzulegenden Urkunden zu entscheiden. Wenn Sie noch nicht über eine Apostille / Legalisation für die ausländische Urkunde verfügen, empfiehlt es sich daher, bereits vorab mit dem Standesamt am letzten deutschen Wohnort Kontakt aufzunehmen, um diese Frage zu klären und Verzögerungen in der Bearbeitung zu vermeiden. Das Auswärtige Amt bietet weitere Informationen dazu, für Urkunden aus welchen Ländern eine Apostille oder Legalisation vorgesehen ist.

Deutsche Urkunden erhalten Sie von dem Standesamt, bei dem z.B. Ihre Geburt oder Ihre Ehe beurkundet und registriert wurde.

Dänische Urkunden erhalten Sie entweder vom zuständigen Kirchenbüro (kirkekontor) oder der Kommune.

Hier finden Sie weitere Informationen zu deutschen und dänischen Personenstandsurkunden und wo und wie Sie neue Urkunden erhalten können.

Schritt 3: Termin zur persönlichen Vorsprache vereinbaren

Es ist nicht möglich einen Termin ohne vorherige Prüfung der Unterlagen zu buchen. Termine können nur stattfinden, wenn Sie die Unterlagen vor der Terminbuchung an die Botschaft Kopenhagen gesendet und die Rückmeldung erhalten haben, dass der Antrag abschließend vorbereitet wurde.
Bitte scannen Sie die benötigten Unterlagen, möglichst in einem pdf-Dokument ein und senden Sie diese zusammen mit dem jeweiligen Antrags-/Erklärungsformular (in einem weiteren pdf-Dokument) an folgende E-Mail-Adresse: ne[at]kope.diplo.de. Sie haben auch die Möglichkeit uns die Unterlagen per Post zu schicken oder einen Umschlag direkt bei der Botschaft abzugeben.
Wir werden die Unterlagen schnellstmöglich prüfen und Sie dann wegen der Terminvereinbarung zur persönlichen Vorsprache erneut kontaktieren. Es ist auch möglich, die für den Antrag benötigte Unterschriftsbeglaubigung bei einem unserer Honorarkonsuln vornehmen zu lassen. Bitte geben Sie daher in Ihrer E-Mail an uns an, wo Sie einen Termin zur persönlichen Vorsprache bekommen möchten.

Schritt 4: Persönliche Vorsprache bei der Botschaft oder einem unserer Honorarkonsuln

Muss ich für die Antragstellung persönlich vorsprechen?

Ja, eine persönliche Vorsprache ist erforderlich, da bei dem Termin Ihre Unterschrift(en) auf dem Antrags-/Erklärungsformular beglaubigt werden müssen. Zudem werden Kopien der vorgelegten Originalunterlagen beglaubigt, damit Sie keine Originale nach Deutschland zum zuständigen Standesamt senden müssen. Folgende Personen müssen persönlich anwesend sein:

Art des Antrags / der Erklärung Persönliche Vorsprache erforderlich von...
Namenserklärung Kind oder Nachbeurkundung Geburt inkl. Namenserklärung Sorgeberechtigte(r) Elternteil(e) und Kinder über 14
Namenserklärung Ehename beide Ehepartner
Namenserklärung und Nachbeurkundung Geburt von Volljährigen Antragsteller
Nachbeurkundung Geburt ohne Namenserklärung einer der sorgeberechtigten Elternteile
Nachbeurkundung Eheschließung ohne Ehenamenserklärung einer der Ehepartner
Namensänderung nach Scheidung und Tod Antragsteller

Was muss ich mitbringen?

Auch wenn Sie uns vorab schon die Unterlagen als Scan übersandt haben, müssen Sie das ausgefüllte Antrags-/Erklärungsformular, alle Originalunterlagen und eine Kreditkarte oder Bargeld in Dänischen Kronen zur Bezahlung der bei dem Termin anfallenden Gebühren mitbringen.

Welche Gebühren fallen direkt beim Termin an?

Bei Ihrem Termin in der Botschaft bzw. beim Honorarkonsul zahlen Sie zunächst nur die Gebühren für die Beglaubigung Ihrer Unterschrift(en) sowie der mitgebrachten Kopien. Diese können mit Kreditkarte in Euro (Visa oder Mastercard) oder in bar in Dänischen Kronen bezahlt werden. Zu den Zahlungsmöglichkeiten bei den Honorarkonsul erkundigen Sie sich bitte direkt dort.

Beglaubigung der Unterschriften bei einer Namenserklärung oder Geburtsanzeige oder Antrag auf Nachregistrierung einer Eheschließung inkl. Namenserklärung 76,57 EUR
Beglaubigung der Unterschriften bei einer Geburtsanzeige oder Antrag auf Registrierung einer Eheschließung ohne Namenserklärung 56,43 EUR
Beglaubigung der Kopien der erforderlichen Unterlagen (unabhängig von der Seitenzahl; die Gebühr umfasst das Anfertigen der Kopien)

31,50 EUR

Schritt 5: Bearbeitung des Antrags bzw. der Erklärung durch das zuständige Standesamt in Deutschland

Ihr Antrag bzw. Ihre Namenserklärung wird dann von der Botschaft an das für die abschließende Bearbeitung zuständige Standesamt in Deutschland übersandt. Bitte beachten Sie, dass eine Namenserklärung erst mit dem Zugang bei dem zuständigen Standesamt in Deutschland wirksam wird. Wenn Sie den Termin zur persönlichen Vorsprache bei einem unserer Honorarkonsuln wahrgenommen haben, übersenden Sie bitte das Antragsformular + eine Kopie des Antragsformulars +  einen Satz beglaubigte Kopien der Unterlagen + einen Satz unbeglaubigte Kopien der Unterlagen an die Botschaft. Die Botschaft übernimmt dann für Sie die Weiterleitung nach Deutschland.

Welches Standesamt ist für die abschließende Bearbeitung zuständig?

In der Regel ist das Standesamt des derzeitigen oder letzten Wohnsitzes des Antragstelers in Deutschland für die abschließende Bearbeitung zuständig. Wenn Sie noch niemals in Deutschland wohnhaft waren, ist das Standesamt I in Berlin zuständig.

Wie lange dauert die Bearbeitung beim Standesamt?

Bitte planen Sie eine Bearbeitungszeit bei Namenserklärungen von mindestens 2 - 3 Monaten ein, da die Bearbeitungszeiten der einzelnen Standesämter variieren können. Die Bearbeitungsdauer von Nachbeurkundungen der Geburt oder einer Eheschließung kann je nach zuständigem Standesamt auch deutlich länger dauern.

Welche Gebühren fallen für die Bearbeitung durch das Standesamt in Deutschland an?

Die Gebühren beim zuständigen Standesamt in Deutschland sowie die Ausstellung etwaiger beantragter Urkunden oder Bescheinigungen werden von den einzelnen Bundesländern festgesetzt und können daher unterschiedlich sein. Die folgenden Gebühren werden vom Land Berlin erhoben und stellen lediglich eine Orientierungshilfe dar:

Eintragung im Geburten- oder Eheregister (unabhängig vom Ausgang des Verfahrens) 80,00 EUR
Zusätzlich, wenn ausländisches Recht betroffen ist 80,00 EUR
Ausstellung einer Geburtsurkunde, Eheurkunde und Bescheinigung über die Namensführung  12,00 EUR

Die Bezahlung dieser Gebühren kann nicht bei der Botschaft geleistet werden, sondern muss unmittelbar an das zuständige Standesamt erfolgen. Eine Zahlungsaufforderung erhalten Sie von diesem nach Eingang Ihres Antrages.

Wie erfahre ich vom Abschluss der Bearbeitung beim deutschen Standesamt?

Nach Abschluss der Bearbeitung wird ihnen eine Bescheinigung über die Namensänderung oder eine deutsche Geburts- bzw. Eheurkunde zugeschickt, wenn Sie das im Antragsformular angegeben haben. Diese Bescheinigung / Urkunde benötigen Sie  z.B. um einen neuen Pass zu beantragen. Bitte beachten Sie, dass die Akte bei der Botschaft nach Abschluss der Bearbeitung aus Datenschutzgründen vernichtet wird. Bewahren Sie daher die Bescheinigung / Urkunde gut auf!

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